Automação de processos: como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Automação de processos: como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Automação de processos: como a tecnologia pode ajudar sua empresa

Muitas companhias dependem de um número muito grande de documentos. Quanto maior ou mais complexa a empresa, maior é a quantidade de documentos com que ela tem que lidar. É importante organizar toda essa documentação a fim de mantê-la acessível sempre que for necessário.

Estes documentos, por sua vez, permitem confirmar a legalidade da empresa e organizar suas finanças e todos os seus processos. Sem a documentação necessária, o negócio pode se comprometer e acabar correndo risco de ser processado ou de fechar as portas.

Essa importância é tanta que surgiram profissionais especializados no armazenamento e na administração destes documentos.

Gerenciamento de documentos

A quantidade elevada de documentos sempre criou problemas para gerenciá-los. Um volume alto de papeis exige espaço para guardá-los e organização para separá-los conforme critérios eficientes.

Por mais que sejam feitos esforços para reduzir as dificuldades, elas sempre aparecem. Os arquivos manuais são, muitas vezes, guardados em salas inadequadas, sujeitos à ação destrutiva do tempo, da falta de limpeza do ambiente, da ação do calor e da umidade e a diversos outros inconvenientes.

Existem muitas dificuldades em localizá-los e acessá-los nos momentos de necessidade e isso acaba consumindo muitos recursos, nem sempre oferecendo resultados satisfatórios.

Vantagens do processo

O modo de funcionamento dessa metodologia empresarial varia de acordo com os objetivos e os tipos de demandas do negócio. Por isso, antes mesmo de o gestor dar início à implementação da automação de processos, é preciso que as necessidades da empresa sejam devidamente mapeadas, a fim de identificar quais os recursos de que a companhia realmente precisa. De maneira geral, a automação é capaz de otimizar todo tipo de tarefa — desde as mais simples até as mais complexas. Por isso, atualmente, esse conceito é um dos pilares das operações eficientes, presentes nas empresas mais competitivas e relevantes do mercado, independentemente do seu segmento de atuação.

Os principais benefícios de se informatizar os processos

  1. Redução de custos com papel e outros artefatos

Ao adotar o processo eletrônico, elimina-se completamente o uso do papel, acelerando o workflow, diminuindo custos com logística e correspondências e colaborando com a natureza. Outro benefício de se eliminar o papel tem a ver com o arquivamento de tantos documentos. As limitações de espaço e a dificuldade de buscar um arquivo específicos são superadas com o uso de tecnologias desse tipo.

  1. Expansão de mercado

Com processos eletrônicos, é possível alcançar novos canais de venda e atender mais consumidores. O desenvolvimento de novos modelos de negócios pode ser facilitado com a adoção de tecnologias, como por exemplo quem usa o smartphone para diversas tarefas do dia a dia.

  1. Redução de fraudes

O desenvolvimento de ferramentas eletrônicas de autenticação e validação previnem as empresas de se relacionarem com clientes que tenham histórico de fraude, além de possíveis ataques cibernéticos com intuito de violarem a segurança de informação da empresa. A substituição dos documentos de papel para sistemas informatizados facilita a identificação de ações fraudulentas no seu negócio.

Tecnologias desenvolvidas com esse conceito

A automação de processos está relacionada a uma série de expedientes da rotina administrativa e operacional de uma empresa. Ou seja, é possível perceber a viabilidade da automação em diferentes frentes do negócio, como gestão financeira, marketing, produção, gestão da informação e tantas outras. Citamos aqui, 3 exemplos das tecnologias mais utilizadas nesse processo:

Software ERP – O ERP é o sistema responsável por centralizar a gestão de diferentes setores do negócio, tais como financeiro, contábil, fiscal, suprimentos e RH. A principal vantagem é a facilitação da gestão empresarial ao eliminar a necessidade de vários programas e controles separados dos dados da companhia.

E-mail marketing – Hoje é muito comum, por exemplo, que as empresas trabalhem com o e-mail marketing, que é a base de divulgação de produtos, promoções e de relacionamento com o cliente. Sistemas automatizados são bastante utilizados para gerenciar toda a política de e-mail marketing.

Assinatura eletrônica – Com a assinatura eletrônica, a partir de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet, os seus negócios podem ser efetivados em minutos. Também é possível carregar e enviar documentos com mais facilidade para que as partes envolvidas em uma determinada transação possam a atribuir a sua assinatura, sem a necessidade de reuniões.

A Supply Midia possui um portal de tecnologia voltado para o varejo, capaz de organizar todos os documentos trocados entre a empresa e seus fornecedores. O portal Total For organiza todas as notas fiscais emitidas, prazos de vencimento, acordos comerciais entre as partes,  sendo uma ferramenta prática e flexível para publicar e consultar informações e comprovantes. Há também funcionalidades para assinaturas de documentos eletrônicos, publicações de pedidos e agendamento de entregas, tudo informatizado, reduzindo assim, os custos operacionais.

É importante que a empresa se organize financeiramente antes de iniciar o processo de informatização. Ainda que o investimento seja feito em geral acessível a esse planejamento, garante que a empresa obtenha de forma mais rápida o retorno com os recursos tecnológicos adquiridos.

Será preciso analisar se os procedimentos que serão prioritariamente automatizados precisam passar por alguma mudança ou aperfeiçoamento. Isso é importante porque assegura que a tecnologia a ser implementada não apenas vai satisfazer as necessidades da empresa, como terá vida útil em sua cadeia produtiva.

Para saber mais sobre dicas de gestão de negócios, informações sobre novas tecnologias e como podemos melhorar e otimizar a sua rotina, acesse o nosso site https://www.supplymidia.com.br/.

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