Varejo farmacêutico: conciliar milhares de vendas por dia entre cartão, Pix e convênios

Uma venda de farmácia raramente tem uma única forma de pagamento. O desconto do convênio ou do programa de benefício entra primeiro, e o saldo é pago no cartão ou no Pix, no mesmo caixa. Multiplique isso por milhares de vendas por dia, em várias lojas, e o fechamento financeiro vira um quebra-cabeça de três fontes de recebimento, cada uma com seu prazo e seu extrato.

Três fontes, três prazos

No cartão, a rede lida com várias bandeiras e adquirentes, prazos de liquidação diferentes por modalidade e taxas que variam conforme a negociação. No Pix, a liquidação é imediata, mas é preciso identificar qual venda e qual loja originou cada recebimento. Nos convênios, o valor chega depois, repassado em ciclo próprio pelo programa ou pela operadora, e precisa ser cruzado com as vendas que o geraram.

Onde a margem escapa

Nesse volume, a conferência manual não se sustenta. As perdas costumam aparecer em pequenos desvios:

• taxa cobrada pela adquirente acima da negociada, que passa despercebida;
• venda cancelada no caixa que continua constando no recebimento esperado;
• Pix recebido sem identificação da loja, que atrasa a baixa;
• repasse de convênio menor que o devido, descoberto semanas depois.

Cada diferença parece pequena. Somadas ao fim do mês, em uma rede com muitas lojas, entram direto na margem da operação.

Como automatizar cada fonte de recebimento

• Cartão: cada venda registrada no ERP é conciliada com o que a adquirente liquidou, e a taxa cobrada é conferida contra a contratada. É a função do Total Card.
• Pix: o QR Code dinâmico carrega um identificador por loja, o que permite baixar a venda correta assim que o pagamento é confirmado. É a função do Total Pix.
• Convênios: o extrato consolidado multibanco do Total Bank mostra os repasses recebidos e permite cruzá-los com as vendas feitas na modalidade de convênio.

O que muda na rotina da tesouraria

Antes, o fechamento dependia de uma planilha por loja e de uma conferência concentrada no fim do mês, quando a divergência já estava velha demais para ser contestada. Com a conciliação automatizada, a divergência aparece no próprio dia, por loja e por forma de pagamento, e a equipe passa a tratar apenas as exceções.

Para a controladoria, o ganho é a visão por loja. Em vez de um total agregado que esconde onde está o desvio, a rede enxerga qual unidade concentra mais cancelamentos, qual adquirente cobra acima do contratado e qual forma de pagamento demora mais a liquidar. Esse nível de detalhe sustenta renegociações de taxa com dados e orienta qual meio de pagamento vale incentivar no caixa.

Conciliar três fontes de recebimento em um único painel é o que transforma o fechamento em rotina, e não em força-tarefa.

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