Entenda o que é a Gestão de Processos e como aplicá-la

Entenda o que é a Gestão de Processos e como aplicá-la

Entenda o que é a Gestão de Processos e como aplicá-la

Para um negócio prosperar, um dos pontos essenciais é a gestão de processos, que é capaz de organizar melhor a equipe, trazer melhorias para os serviços e produtos e ainda otimizar a relação com os clientes.

Uma empresa conta com atividades diversas e precisa cumprir com a demanda no prazo certo e com a devida qualidade. Assim, otimizar a rotina de trabalho é muito importante. Mas, para maximizar o desempenho do negócio, é preciso investir nas estratégias certas.

A organização de processos é uma medida básica para alcançar as metas no empreendimento.

O que é gestão de processos?

Em linhas gerais, a gestão de processos é um conjunto de ações que visa otimizar os processos organizacionais de um negócio, com o objetivo de extrair um melhor alinhamento com os seus objetivos, questões internas e realidade do mercado.

Essa gestão é feita principalmente através da identificação, desenvolvimento, documentação, monitoramento e controle dos processos que envolvem o negócio. Em outras palavras, trata-se de um controle geral das suas operações. Podemos entender então que, a própria gestão de processos faz parte desse fluxo, sendo ela a formação geral de todas as ações e sistemas.

Mulher no escritório sorrindo

O que é a organização de processos na empresa?

Uma empresa conta com um grande número de procedimentos alocados por setor. Cada uma dessas atividades é parte de um sistema focado na geração de resultados e em movimentar o empreendimento.

Se os processos estão desordenados, as práticas de trabalho podem ficar pouco sólidas, com cada um fazendo à sua maneira. Muitas vezes, apenas um profissional conhece a forma certa de desempenhar uma tarefa, e, quando ele sai do quadro ou falta, todos acabam tendo problemas.

Quando os seus processos são organizados, você está na verdade sistematizando as ações, demandas, colaborações, responsabilidades, materiais, investimentos e procedimentos operacionais. É um gerenciamento otimizado, que busca facilitar o cotidiano de trabalho, elevar a produtividade, aumentar a eficiência do atendimento e reduzir custos e erros.

Quais as vantagens da organização de processos?

 São muitas as vantagens que revelam a importância de pensar a organização empresarial através de uma gestão de processos bem articulada.

Antes de qualquer coisa, é importante entender quais são as bases para a gestão e seus principais objetivos. E são elas:

  • CONTROLE

 Se a empresa tem todos os processos bem sistematizados, ela consegue controlar cada etapa de forma mais efetiva. Com isso, é possível saber o que cabe a cada fase, tendo mais conhecimento das potências e falhas na sua produção. Consequentemente, é possível desenvolver estratégias para enfrentar as dificuldades.

Se alguma coisa não der certo, a empresa poderá identificar facilmente em quais momentos ocorreram erros. Da mesma forma, será melhor para promover mudanças pois, tendo os processos organizados, você consegue realizar um bom planejamento, prevendo as consequências e optando por bons indicadores para avaliar o desempenho.

  • AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

 Processos bem sistematizados permitem que a equipe seja mais produtiva. O gestor elimina horas ociosas e perda de tempo com discussões sobre como fazer os procedimentos básicos, pois tudo já estará pré-definido e padronizado, da forma mais planejada, ágil e prática possível.

Isso também minimiza a indecisão, dúvidas e erros nas ações no trabalho. Os colaboradores rapidamente aprendem a sequência e a forma de desempenho das tarefas e saberão o que deve ser feito. Assim, é possível que todos sejam mais produtivos.

  • PREVISIBILIDADE

 Quando os processos estão ordenados, você conhece cada etapa da linha de produção e, com isso, tem mais previsibilidade. Contudo, mais interessante ainda é quando você estabelece um padrão para cada atividade.

Assim, o trabalho é realizado dentro de parâmetros pré-definidos, sem improvisos e sem depender do gosto de cada profissional. Isso evita que os produtos ou serviços saiam diferentes, com alguns muito bons e outros de menor qualidade.

Outra vantagem é a facilidade de transmitir o conhecimento com os processos organizados e catalogados. Se um colaborador estiver ausente, os outros terão condições de continuar. Ou seja, o know-how dos procedimentos não é monopolizado ele pertence a todos na empresa.

  • FACILIDADE PARA A INSERÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS

 Inserir novas tecnologias no empreendimento é uma estratégia excelente para alavancar os negócios. Mas sem uma boa organização das tarefas, a automação pode não ser tão eficaz. Afinal, como, por exemplo, otimizar a produção com apontamento eletrônico se a cada hora os procedimentos são realizados de uma forma?

Os recursos tecnológicos conseguem acelerar a produção, trazendo mais eficiência e eficácia para o empreendimento. Mas, para utilizá-los, ter processos sistematizados e ordenados é muito importante. Assim, a modernização gera efeitos positivos, como aumento da agilidade e minimização de erros.

Estruturando a organização de processos

Para organizar os processos do empreendimento, é possível utilizar várias estratégias. Veja a seguir algumas dicas para promover essa melhoria:

TENHA METAS UNIFICADAS: Quando a empresa tem metas unificadas, ela consegue fazer os colaboradores se moverem em uma direção, sem desvios. Imagine se cada profissional começa a trabalhar em prol de um objetivo diferente. Vocês podem até produzir muito, mas de forma fragmentada e cada um em uma direção. Isso gera retrabalho, obstáculos e acaba reduzindo a produtividade.

FAÇA UM MAPEAMENTO: Mapear os processos é uma medida estratégica fundamental para organizar as atividades da empresa. Para isso, é importante definir as entradas, saídas, componentes, participantes (colaboradores, clientes e fornecedores) e limites de cada etapa dos processos.

Procure documentar todas as informações. Isso facilita o acesso e sistematiza os dados, otimizando a compreensão e análise.

PADRONIZE SUAS ATIVIDADES: Contar com procedimentos operacionais padronizados agiliza a produção, pois as medidas para atuar em situações diferentes já estão previstas. Ao consultar os documentos com os padrões operacionais, o colaborador poderá seguir os modelos e realizar as atividades com efetividade, sem problemas.

FAÇA AVALIAÇÕES E SE ABRA PARA MUDANÇAS: Ter os procedimentos organizados não significa que eles não estejam sujeitos a mudanças. Quando as inovações trazem benefícios, elas são bem-vindas. Avalie sempre os procedimentos de trabalho, veja se estão promovendo resultados positivos e, quando identificar dificuldades, busque soluções com a sua equipe.

Essas estratégias trazem diversos benefícios para o seu negócio, como a melhora na qualidade do serviço, mais agilidade e produtividade. Com a influência das novas tecnologias e da internet sobre os negócios, fica impossível trabalhar sem uma metodologia como a PDCA, (Planejar – Fazer – Checar – Ajustar) com foco no trabalho e em melhorias contínuas.

Para concretizar essa prática, é importante estabelecer metas, mapear os procedimentos e buscar padronizá-los. Com esses recursos, você poderá melhorar cada vez mais o desempenho do seu negócio no mercado!

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