Entenda mais sobre as 4 funções administrativas

Entenda mais sobre as 4 funções administrativas

Entenda mais sobre as 4 funções administrativas

Empreendedor é aquele que enxerga oportunidades onde ninguém as vê. Empreender tem sido ao longo dos últimos anos a melhor opção para muitos que além de desmotivados pelo mundo coorporativo buscam enfim pôr em prática tudo o que aprenderam quer seja na academia ou na prática da vida profissional.

Algumas ações, muito simples até, podem ser o grande diferencial do resultado obtido. Podemos observar que grandes enrascadas no meio político, corporativo e até pessoal seriam evitadas se pequenas intervenções fossem adotadas. Por isso, o conselho é:

  • Planejamento;
  • Organização;
  • Direção;
  • Controle.

Você já parou para analisar os detalhes de cada uma dessas quatro funções administrativas? Independentemente do porte da empresa, elas estão presentes no cotidiano de cada empreendimento.

A partir disso, tendo em vista a importância de planejar, organizar, dirigir e controlar para o sucesso dos negócios, vamos explicar o que, de fato, são essas funções, destacando as principais características e diferenças entre elas.

 

Mulher sorridente no escritório

As 4 funções Administrativas

As quatro funções administrativas são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo.

Planejar

Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles. Afinal, nenhum projeto é feito no improviso. Ele é antes pensado e discutido, ou seja, planejado, e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos.

Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado. Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador. Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível. Claro que um profissional experiente ou intuitivo terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.

Organizar

E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa. Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.

Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro. Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização. Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.

Dirigir

Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.

Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva. Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções são insuficientes nessa.

É por isso que se houve falar que nem todo administrador é um líder. Para liderar, é preciso sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas. É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.

Controlar

Quando se pensa em controle, é preciso ter em mente que se trata de assegurar que tudo seja realizado dentro dos padrões e dos princípios estabelecidos.

Nesse sentido, ao controlar, o que se desenvolve em 3 etapas, é possível reconhecer desvios em relação ao que foi planejado e, partir daí, adotar as medidas pertinentes. Confira as etapas da função controle a seguir:

  1. Definição de padrões de performance;
  2. Comparação do resultado com os padrões;
  3. Implementação de ações corretivas necessárias.

Funções administrativas no dia a dia

As funções administrativas podem ser divididas por linha do tempo, representando passado, presente e futuro. Isso porque elas se referem a momentos diferentes da empresa, sendo importante entender tanto o histórico do negócio quanto projeções futuras.

Vamos explicar isso melhor:

  • Passado: na função “controlar”, você precisa elaborar relatórios e analisar os indicadores da empresa, de forma a avaliar o histórico dos resultados e ser capaz de fazer, depois, projeções. Assim, o passado da empresa é tão relevante quanto o seu futuro;
  • Presente: após o monitoramento, o gestor pode determinar uma
    política orçamentária, definindo limites de gastos para as diferentes áreas;
  • Futuro: essa é fácil. A função “planejar” serve para que o futuro da empresa aconteça conforme o esperado, sem grandes percalços (pelo menos, não os causados por má gestão).

Como você viu, as funções administrativas incluem atividades que avaliam o histórico da empresa, determinam limites para um presente controlado e planejam ações futuras para permitir o crescimento e desenvolvimento do negócio.

Planejar, organizar, dirigir e controlar com uma plataforma de gestão

O gestor precisa se concentrar mais na estratégia e no crescimento da empresa do que na operação. Se você ainda lança mão de planilhas e documentos de preenchimento manual, pode estar perdendo muito tempo com tarefas repetitivas, burocráticas e operacionais. E isso não é saudável, nem para você nem para a sua empresa. Resolver essa equação não é simples, mas há um atalho importante: uma plataforma de gestão que sirva de apoio para a tomada de decisão, conexão entre os departamentos e aceleração das rotinas na empresa.

Um sistema de gestão pode apoiá-lo em diferentes atividades operacionais, automatizando processos e otimizando tempo, de forma que o gestor possa atuar de forma mais estratégica, em benefício do seu negócio.

Além de melhorar o desempenho e aumentar a performance de trabalho da equipe, os sistemas de gestão reduzem erros, sendo mais confiáveis para uma análise de resultados.

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