Entenda o que é a Gestão de Contratos e quais são os seus benefícios

Embora ainda pouco utilizada, a gestão de contratos vem crescendo nos últimos anos e se mostrado cada vez mais como um procedimento essencial para qualquer empresa, seja ela de grande ou pequeno porte. O seu principal objetivo consiste em realizar uma série de etapas durante um processo de contratação de serviços, a fim de garantir uma melhor administração.

Nessas etapas serão definidos a proposta, tipo de serviço ou produto oferecido, valores, cláusulas, execução e prazos a fim de formalizar e oferecer uma garantia a ambas as partes.
Pelo fato de algumas empresas ainda não optarem por realizar esse processo, seja por não ter conhecimento de seus pormenores ou até mesmo por estar no início de seu negócio, a Controle Já irá esclarecer o porquê realizar uma gestão de contratos é algo tão importante em um negócio.

Ainda hoje, na era da tecnologia, muitas empresas realizam a gestão dos contratos de forma manual, acarretando impactos negativos para o negócio, como erros durante a criação do contrato, desorganização, perda de contratos importantes, entre outras consequências.
Investir numa gestão de contratos eficiente é uma forma de otimizar esse processo tão importante para sua empresa, eliminando riscos e futuros problemas com a construção dos documentos.

Gestão de Contratos

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas e boas práticas que visam a administração correta do ciclo de vida do contrato, desde a sua criação, execução, negociação, redação e discussão das cláusulas, até o encerramento, entrega e assinatura final do documento.
Muitas empresas ainda realizam esse processo de forma manual, tornando- se lento e improdutivo. Por isso, a gestão de contratos online têm um papel muito importante na rotina das empresas, já que têm como objetivos: economia de tempo, maior produtividade, e consequentemente economia de dinheiro. Vamos comparar dois processos de assinatura de contrato:

Processo manual:

⦁ Iniciar a negociação;
⦁ Conseguir as informações por e-mail da empresa contratante, como CNPJ; Inscrição Estadual; e-mail, telefone, nome completo e CPF do signatário, endereço completo da contratante, entre outras informações fundamentais para a elaboração do contrato;
⦁ Criação do documento;
⦁ Análise e revisão das cláusulas;
⦁ Impressão do documento;
⦁ Entrega do documento para ambas as partes;
⦁ Assinatura das partes;
⦁ Recebimento do contrato e armazenamento dele.

Processo online e automatizado:

⦁ Captação das informações necessária de ambas as partes através de formulário digital;
⦁ Criação do documento;
⦁ Disparo do documento para assinatura eletrônica;
⦁ Armazenamento do documento em nuvem ou até mesmo na própria plataforma que foi criado.

Benefícios da gestão de contratos

Entre tantas vantagens da utilização da gestão de contratos, precisamos mencionar alguns dos fatores que fazem com que esse processo ganhe maior destaque. Separamos 7 benefícios dessa gestão:

⦁ Ajuda no controle das contingências

Embora muitos achem que um simples contrato assinado já é o suficiente para garantir algo. Entretanto, essa não é uma realidade e é justamente neste ponto que uma gestão de contratos pode fazer toda a diferença. Neste processo estão inclusos alguns estágios pré-contratação que consistem em reunir documentações e até mesmo realizar consultas em serviços de proteção ao crédito, a fim de se evitar preocupações futuras.

⦁ Melhora a satisfação do cliente

Um contrato bem claro e detalhado demonstra transparência por parte da empresa, fazendo com que o cliente se sinta mais confortável em fechar a contratação.

⦁ Organização otimizada

Manter todos os contratos arquivados em uma única plataforma é algo essencial. Dessa forma, realizar eventuais consultas pode ser feito de forma muito mais rápida e sem maiores complicações.

⦁ A gestão de contratos é essencial para o sucesso

Se atente aos documentos importantes pois caso seja formulado corretamente, além de oferecer diversos benefícios ele ainda garante respaldo jurídico frente às mais variadas situações.

Como fazer uma boa gestão de contratos?

Para ser eficiente, a gestão de contratos precisa focar na implementação de alguns procedimentos, ferramentas e boas práticas que agilizem, organizem e tragam mais segurança para o processo. A seguir, separamos 7 dicas fundamentais para o seu negócio ter sucesso no gerenciamento de contratos.

Conheça o ciclo de vida do contrato:

Para elaborar uma gestão de contratos eficiente, é fundamental que se tenha conhecimento aprofundado das etapas que compõem o ciclo de vida do contrato (criação, execução, negociação, redação, discussão das cláusulas, encerramento, entrega e assinatura final do documento.) Dessa forma, é preciso detalhar o que ocorre em cada etapa para facilitar encontrar as melhores estratégias e práticas para melhorá-los.
Atente-se a redação do contrato: certifique-se que ambas as partes concordam com os termos declarados em contrato e que o documento esteja alinhado às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Nunca use contratos prontos disponíveis na internet, é muito importante que a documentação da sua empresa seja pensada de acordo com sua realidade, por isso, invista em uma assistência jurídica para te ajudar e evitar futuros problemas judiciais.

Fique atento à prazos e serviços acordados:

No momento de confecção do contrato, tenha certeza de que sua empresa conseguirá cumprir com o cronograma estipulado previamente. Isso serve especialmente para que seu negócio se previna de multas definidas por serviços entregues fora do prazo programado. o prazo de vigência é importante para você identificar quando sua empresa tem direito a cobrar multa por algum serviço suspenso antes do prazo por parte do cliente.

Revise constantemente os termos do contrato:

Revise sempre que possível os termos descritos em contrato para ficar a par dos direitos e deveres da sua empresa. Enquanto o contrato estiver vigente, muitas situações imprevistas podem acontecer que possam gerar mudanças contratuais. Se você não tiver uma boa gestão dos contratos, provavelmente pode arcar com prejuízos financeiros e fiscais. Por isso, monitore constantemente os termos acordados em contrato.
Tenha tudo registrado para possíveis auditorias: é importante estar sempre apto a comprovar o cumprimento de todas as obrigações descritas no contrato, ou seja, ter em mãos fotos, documentos, certificados, notas fiscais e qualquer outro material importante para uma possível auditoria (interna ou externa). Por isso todas as ações realizadas no serviço a ser prestado, devem estar registradas de forma a resguardar a sua empresa de situações judiciais que possam a prejudicar.

Organize e armazene bem os contratos:

Você pode separar os contratos da sua empresa da seguinte forma:

⦁ Contratos de acordo com a natureza (contratos com clientes, contratos com fornecedores etc.);
⦁ Em seguida, separar por ordem de duração (vencimento em um mês, vencimento em um ano etc.);
⦁ E por fim, separar por ordem alfabética.

Assim, fica mais fácil lidar com revisões, controles de riscos e auditorias, assegurando um gerenciamento adequado e estratégico. Porém, é sempre importante salientar, que se sua empresa ainda não mantém os documentos armazenados em sistemas de nuvem, ela pode estar correndo o risco de perder esses contratos, gerando grandes prejuízos futuros.

Invista em contratos digitais:  Existem softwares no mercado que ajudam a empresa economizar tempo e recursos no processo de elaboração e assinatura de contratos. Com a implementação de um software de gestão contratual, os custos administrativos podem ser reduzidos de 25% a 30%, uma redução significativa especialmente para pequenas e médias empresas.

uma gestão de contratos eficiente faz toda a diferença para sua empresa, podendo gerar diversas economias financeiras e de tempo, além de prevenir sua empresa de possíveis problemas judiciais.
Por isso, invista em uma boa gestão contratual, e de preferência uma gestão online que automatize o processo gerando inúmeros benefícios para o seu negócio.

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